◯事案の概要

代理人による議決権行使のための委任状提出者が、zoomで当日株主総会に参加した場合の扱い・委任状をPDFなどで提供することについて

◯相談内容

zoomによる一部株主の出席を前提とした臨時総会の開催についてご相談させてください。

クライアントの会社概要等は以下のとおりです。

・委任状による議決権行使を勧誘するため、議決権行使のための委任状を招集通知と一緒に送る

・『ハイブリッド型バーチャル株主総会の実施ガイド』（以下『実施ガイド』という。）でいうところの、ハイブリッド出席型バーチャル株主総会を開催予定

①代理人による議決権行使のための委任状提出者が、zoomで当日株主総会に参加した場合の扱いについて

予期できない通信障害等によって、定足数を欠くような事態を避けるため、代理人よる議決権行使のための委任状を招集通知と一緒に株主に送付する予定でおります。

当該議決権行使のための委任状を事前に会社に提出したものの、株主総会当日にzoom参加したいと考える株主については、事前に書面による議決権行使を行った場合同様、株主総会開催時において、当該株主のzoom参加を確認できた時点で当該委任状の効力は失われると考えてよろしいのでしょうか？

（実施ガイドP18によれば、株主が「書面による議決権行使」を事前に行使していた場合には、実務上受付時の出席株主のカウントをもってその効力が失われるとあります。）

②代理人による議決権行使のための委任状を、株主が書面でなくPDF等で提供することについて

当該会社は、取締役会非設置会社であるため、一部の上場企業を除く株主については、書面によらずメールを利用して招集通知、議決権行使のための委任状をお送りする予定です。

時間を短縮するために、株主が会社に提出する議決権行使のための委任状についても、署名捺印後の委任状をPDF等で会社に提供することを可能にしたいと考えております。

会社法310条第3項によれば、会社の承諾を得て委任状に記載すべき事項を電磁的方法により提供できるとあります。そこで、招集通知を株主に送る際に、『当会社は、会社法第310条第3項の規定に基づき、代理権行使のための委任状をPDF等の電磁的方式により提供することを予め承諾しております。』というような趣旨の文言をいれておけば問題ないものと考えますがいかがでしょうか？

◯菰田弁護士の回答